C’est un moment charnière pour votre entreprise. Embaucher, c’est bien plus qu’un simple ajout à l’équipe, c’est un véritable virage vers la croissance. Et comme toute première fois, vous voulez bien faire les choses : accueillir cette personne comme il se doit, lui offrir les bons outils, et poser les bases d’une collaboration durable.
Mais au-delà de l’humain, il y a aussi des démarches administratives à ne pas négliger. Certaines sont fortement recommandées pour structurer votre entreprise, d’autres carrément obligatoires. Dans tous les cas, elles vous permettront de sécuriser votre activité et de bâtir une base solide pour la suite.Les actions recommandées pour bien démarrer
Ces gestes ne sont pas obligatoires, mais ils sont vivement conseillés pour instaurer un climat de confiance et de professionnalisme dès le départ :
Contrat de travail écrit et signé : le contrat de travail est le socle de la relation entre l’employeur et l’employé. Il définit les rôles, les responsabilités, les conditions de travail et les attentes mutuelles. Un contrat clair, signé avant le début de l'emploi, évite les malentendus et protège les deux parties. Il doit inclure les éléments essentiels : poste, horaire, rémunération, durée, période probatoire, et clauses particulières s’il y a lieu.
Système de paie sécurisé : un bon système de paie calcule les salaires avec précision, transmet les données aux autorités fiscales et protège les renseignements personnels, comme l’exige désormais la Loi 25. En choisissant un outil conforme et en limitant l’accès aux données sensibles, vous assurez à la fois la rigueur administrative et la sécurité des informations.
Manuel de l’employé : le manuel de l’employé regroupe les politiques internes, les procédures, les valeurs de l’entreprise et les comportements attendus. C’est une référence accessible qui favorise l'autonomie, la cohérence et l'intégration. Il peut aussi inclure les politiques de confidentialité exigées par la loi 25.
Création du dossier de l’employé : Centraliser les informations (contrat, coordonnées, documents légaux, évaluations, formations, etc.) dans un dossier à jour facilite la gestion RH. Ce dossier doit être conservé de manière sécurisée, conformément à la Loi 25, avec un accès limité et un suivi clair en cas de départ.
Les démarches obligatoires à ne pas oublier
Ces étapes sont exigées par la loi, sous peine de sanctions, dès que vous embauchez un salarié :
Déclaration de la première embauche à la CNESST : dès l’embauche d’un premier employé, l’entreprise doit s’inscrire à la CNESST. Cette déclaration permet de couvrir l’employé en cas d’accident de travail et d’assurer le respect des normes du travail. Elle donne accès aux services de santé, sécurité et équité, et permet à l’employeur de verser les cotisations requises. Une démarche simple, mais incontournable.
Inscription aux fichiers de retenues à la source : l’employeur doit s’inscrire auprès de Revenu Québec et de l’Agence du revenu du Canada afin d’obtenir ses comptes de retenues à la source. Cette inscription permet d’effectuer les remises obligatoires correspondant aux déductions prélevées sur la paie (impôt, cotisations au Régime de rentes du Québec, à l’assurance emploi, au Régime québécois d’assurance parentale, etc.). C’est une étape essentielle pour assurer la conformité fiscale et éviter des pénalités.
Identification des risques professionnels : tout milieu de travail comporte des risques (physiques, chimiques, biologiques, ergonomiques, psychosociaux, liés à la sécurité). L’employeur doit les documenter par écrit, comme l'exige la CNESST. Cette démarche permet de prioriser les actions de prévention et d’impliquer les employés dans l’amélioration de leur environnement.
Plan de prévention : une fois les risques identifiés, il faut établir un plan de prévention. Ce document regroupe les mesures concrètes pour éliminer ou réduire les dangers à la source : formations, procédures, équipements de protection, ajustements organisationnels. Il doit être mis à jour régulièrement et communiqué à l'équipe. C’est un outil vivant, qui reflète l’engagement de l’entreprise envers la santé et la sécurité.
Affichages obligatoires : certains documents doivent être affichés dans des endroits visibles du lieu de travail : coordonnées de la CNESST, politiques de santé et sécurité, consignes d’urgence, normes du travail, coordonnées du responsable des renseignements personnels. Cet affichage assure l'accès à l’information essentielle et témoigne de la transparence de l’employeur.
Et maintenant, êtes-vous prêt à poursuivre votre croissance?